5 questions à Aude, Responsable des bénévoles

On la voit courir dans tous les sens lors des Afterworks voyages, toujours avec le sourire et sans jamais se défaire, Aude est la responsable des bénévoles du festival. Ayant repris cette lourde responsabilité au pied levé l’année dernière juste avant le festival, elle a depuis redoublé d’efforts pour offrir aux bénévoles du festival des  » conditions de travail  » optimales.

Les missions des bénévoles peuvent être … atypiques parfois !

Aude, peux-tu te présenter et nous expliquer ton rôle ?
Je suis Aude, une globetrotteuse, qui a eu le bonheur de vivre dans 5 pays et découvert une 40e de destinations sur noter belle planète. Après avoir travaillé pour des tours opérateurs internationaux, je suis devenue photographe de voyages, conférencière et prof en tourisme, au Québec, en Haïti, aux USA et plus récemment en France. Au sein du festival, je suis responsable du pôle bénévoles avec mon binôme Martin. En quoi cela consiste ? Tout au long de l’année, je communique avec les (nouveaux) inscrits, procède au recrutement des postes spécifiques, construis les plannings de nos 150 bénévoles (dont 30 bénévoles annuels + les membres du CA), prévois le budget du pôle, organise les équipes pour les activités annuelles du WAT (apéro-voyageurs, apéro-pétanque, sortie fly, salons, montage de mobilier, apéro des bénévoles,…) et anime des réunions d’information auprès des écoles sur Montpellier et la grande réunion des bénévoles. Avant, pendant et après le festival, je prépare la tente des bénévoles pour les accueillir au mieux (collations, coupons boissons, repas, kit de bienvenue…),  manage les bénévoles sur le Village et je gère les impondérables (absent, retardataire, sous-effectif…). C’est un pôle profondément RH ! Profondément humain !

Etre bénévoles sur le festival ça consiste en quoi ? 
Être bénévole est avant-tout une aventure humaine, une aventure entre amoureux du voyage. Nos bénévoles donnent 3 plages horaires entre le lundi 23 septembre et le lundi 30 septembre, choisissent leurs pôles préférés (et l’on essaie de respecter au mieux !). Être bénévole au WAT, c’est offrir son sourire à 40 000 visiteurs, des exposants, des artistes, des voyageurs qui s’inspirent… Nous sommes tous bénévoles, les membres du CA, les bénévoles annuels ou ponctuels. Alors c’est la bonne volonté qui règne en maître !

Quelles sont les missions proposées ? 
Nous proposons une pluralité de tâches !Dans l’année, les missions d’accueil et d’information sont sollicitées lors des apéros, salons, ateliers…Sur le festival, nous demandons des bras pour la partie Logistique (montage et démontage du festival), des pédagogues lors des séances de films offertes aux écoles, des cinéphiles pour le pôle cinéma, des bout-en-trains pour le bar, de larges sourires pour l’accueil et les expositions. Nous avons des postes plus spécifiques qui exigent de l’expérience avec les pôles de la communication ou la coordination du festival.

Une partie des bénévoles sur le festival 2018

Si tu devais décrire la vie des bénévoles sur le festival ? 
C’est une histoire d’alchimie, de partage, de main à la patte, de petits temps morts et grands coups de feu, de bonne musique en fond, de gens curieux à qui l’on donne le goût de (re)partir, de rencontres entre montpelliérains voyageurs, de nouvelles amitiés, de tête dans le guidon, de meilleure volonté, une tranche de vie sous le soleil de Montpellier… Depuis 3 ans, nous avons des bénévoles addicts qui reviennent d’une année sur l’autre et qui restent même actifs à l’année.

Comment se déroule la journée d’un bénévole sur le What A Trip ! Heyme festival ? 
Tout commencera par un café et un croissant à la tente des bénévoles ! Le réveil se fait souvent tôt et la clôture du festival est prévue vers 23 heures pendant 8 jours non-stop. Lors de votre accueil à la tente, l’équipe du pôle bénévole vous remettra un kit de bienvenue comprenant votre tour de cou (avec planning), T-shirt, bracelet des bénévoles et autres surprises. Ensuite, vous serez dirigé sur vos pôles respectifs où vous rencontrerez vos référents et votre équipe. Vous suivez alors le flots des besoins, faites une pause repas sur le Village des voyages, reprenez du service, rencontrez les nouveaux arrivants de votre équipe, les formez à votre tour ou vous changez de pôle pour mieux participer aux différentes facettes du 1e festival de voyages de France !

Un « apéro pétanque » – rendez-vous organisés durant l’été pour les bénévoles

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